你是否在為堆積如山的紙質(zhì)文檔采集而頭疼？是否還在逐個(gè)新建錄入信息，手指酸痛卻進(jìn)度緩慢？

會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提供了多樣化的采集錄入輔助功能：智能掃描處理、批量錄入、批量掛接、自動(dòng)歸檔、表格套打等等，助檔案采集錄入更加快、準(zhǔn)、穩(wěn)。

今天，小博將分享5種文檔采集錄入方式，覆蓋多種工作場(chǎng)景。讓我們一起來(lái)看看，會(huì)博通系統(tǒng)是如何將采集工作變得靈活又高效的吧！

以下是本文提到的5種方式：

1、紙質(zhì)文檔一體化采集：一體化完成紙質(zhì)文件從著錄、掃描、上傳、至表格打印的全流程

2、會(huì)博通龜仔智能采集：應(yīng)用會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”，分布式采集、智能化處理、自動(dòng)化歸集

3、從Excel批量導(dǎo)入：通過(guò)電子臺(tái)賬或文件目錄，完成批量新建、批量掛接 

4、從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入：通過(guò)接口，歸集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料及元數(shù)據(jù)，進(jìn)行流程化移交

5、通過(guò)歸檔編輯平臺(tái)導(dǎo)入：通過(guò)系統(tǒng)自有歸檔編輯平臺(tái)，完成從文件歸為檔案全過(guò)程

01紙質(zhì)文檔一體化采集

紙質(zhì)文檔的數(shù)字化采集，涉及到掃描、整理、歸集等多個(gè)工作步驟。如用傳統(tǒng)方式分開(kāi)掃描處理后再上傳，需頻繁切換界面，步驟繁瑣且費(fèi)時(shí)。

通過(guò)會(huì)博通系統(tǒng)，可便捷順暢地完成從新建、著錄、掃描、上傳、至表格打印的一系列操作。

如搭配上會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”，多項(xiàng)自動(dòng)化功能輔助，批量紙質(zhì)文檔錄入亦能分分鐘搞定。

（1）首先，可在所需分類(lèi)的底層文件夾（案卷）中選擇「新建」-「文件」。

（2）系統(tǒng)提供了多種新建方式。通過(guò)掃描新建時(shí)，可按需選擇掃描形成TIF或PDF格式文件。

（3）進(jìn)入屬性界面，進(jìn)行文件著錄；系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)和附加屬性，可按需自定義，以適配不同的管理情況。完成著錄后，點(diǎn)擊「編輯」鍵進(jìn)入圖片編輯器。

（4）在編輯器中，可從硬盤(pán)新增，上傳已掃描好的文件，或使用會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”，從掃描儀新增，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)雙面高速、自動(dòng)糾偏/圖像處理、自動(dòng)生成雙層PDF，免去繁瑣調(diào)整，并保障掃描采集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

值得一提的是，接下來(lái)“龜仔”將升級(jí)OCR識(shí)別功能，文檔采集時(shí)自動(dòng)識(shí)別圖片文字，可直接復(fù)制至錄入項(xiàng)內(nèi)，這樣如紙質(zhì)合同、表格等文件的采集錄入將會(huì)更方便。

（5）保存圖片及屬性后，即完成文件新建。通過(guò)菜單欄的「表格打印」功能，可直接套打檔案表格、封面等，輔助紙質(zhì)文件整理。系統(tǒng)提供了多樣化模板，亦可自定義設(shè)計(jì)模板，使其符合單位的視覺(jué)規(guī)范。

02會(huì)博通龜仔智能采集

會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”，由會(huì)博通與愛(ài)普生聯(lián)手開(kāi)發(fā)，智能集成了掃描設(shè)備與上傳程序。

如果企業(yè)內(nèi)有分布的文檔數(shù)字化采集需求，如公司財(cái)務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部等各自有需歸檔材料要上傳，可分布式布設(shè)“龜仔”，構(gòu)建高效靈活的數(shù)字化歸檔網(wǎng)絡(luò)。

成員通過(guò)上傳程序，可即時(shí)掃描紙質(zhì)文檔或上傳電子文檔，操作簡(jiǎn)便，文件上傳后即自動(dòng)歸集至指定路徑，由檔案員在會(huì)博通系統(tǒng)上統(tǒng)一管理即可。

（1）登錄會(huì)博通文檔上傳程序（1套系統(tǒng)可支持最多200人掃描上傳），簡(jiǎn)單幾步完成上傳文件屬性設(shè)置。

（2）點(diǎn)擊「掃描文件」，一鍵掃描生成文件；程序自動(dòng)進(jìn)行糾偏/圖像處理、自動(dòng)生成雙層PDF，省去多項(xiàng)手工步驟。

（3）點(diǎn)擊「開(kāi)始上傳」，文件即按預(yù)設(shè)路徑自動(dòng)歸集。每個(gè)掃描機(jī)器人可設(shè)定單獨(dú)的儲(chǔ)存路徑，分門(mén)別類(lèi)自動(dòng)歸集，采集高效便捷。

03從Excel批量導(dǎo)入

針對(duì)大數(shù)量文件，批量操作效率更高。

錄入時(shí)，通過(guò)「導(dǎo)入條目（從Excel）」導(dǎo)入已有的文件目錄或電子臺(tái)賬，即可實(shí)現(xiàn)批量新建，并支持區(qū)分正文與附件；再通過(guò)「批量更換電子文檔」，即可完成批量掛接。

針對(duì)未形成數(shù)字化文件的文檔，亦可先建立條目，以便進(jìn)行管理；待文檔準(zhǔn)備好后，再通過(guò)「批量更換電子文檔」進(jìn)行掛接。

（1）在工具菜單欄中選擇「管理」-「導(dǎo)入條目（從Excel）」。

（2）如需區(qū)分正文與附件，在Excel文件中增加「序號(hào)」列即可完成。如下圖，第一個(gè)序號(hào)為3的條目，對(duì)應(yīng)為正文文件，第二個(gè)及下面序號(hào)為3的條目，則對(duì)應(yīng)附件。

（3）開(kāi)始導(dǎo)入后，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別并在文件夾內(nèi)新建對(duì)應(yīng)條目。

（4）選擇「管理」-「批量更換電子文檔」功能，按需選擇文件名的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（5）在磁盤(pán)中選擇對(duì)應(yīng)的掃描件或電子文件，可一次性完成正文及附件的批量掛接。

04從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入

分布于各信息化系統(tǒng)，如企業(yè)微信、OA、ERP等系統(tǒng)的文件，如何統(tǒng)一歸集至檔案管理系統(tǒng)？

會(huì)博通系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化接口，可與企業(yè)微信、OA、ERP等系統(tǒng)集成對(duì)接。對(duì)接后，各系統(tǒng)中的文檔資料及元數(shù)據(jù)，可統(tǒng)一歸集至預(yù)歸檔庫(kù)，并通過(guò)流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化移交。

（1）各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件資料，如走完流程的文件，或者是流程自身及審批意見(jiàn)，都可通過(guò)接口歸集至預(yù)歸檔庫(kù)的對(duì)應(yīng)文件夾中。

（2）選中文件，文件自動(dòng)加入收納盒；再次選中，點(diǎn)擊「移交」可發(fā)起移交流程。

（3）流程審批后，承辦人可在流程中設(shè)置文件的接收目錄、后續(xù)水印等，并記錄文件的移交情況、移交數(shù)量等，如實(shí)記錄文件的具體情況。

05通過(guò)歸檔編輯平臺(tái)導(dǎo)入

提到檔案采集錄入，怎么能少了會(huì)博通系統(tǒng)功能強(qiáng)大的「歸檔編輯平臺(tái)」？

在「歸檔編輯平臺(tái)」內(nèi)，檔案管理人員可進(jìn)行文件/目錄/分類(lèi)的新建、引入新文件、文件歸檔或移出、表格打印、編號(hào)、檔案注冊(cè)等操作，在一個(gè)頁(yè)面內(nèi)即可完成從文件歸為檔案的全過(guò)程，滿(mǎn)足不同場(chǎng)景下的管理需求。如：

定期對(duì)預(yù)歸檔文件進(jìn)行整理。將需歸檔文件放入檔案庫(kù)的對(duì)應(yīng)分類(lèi)目錄下，將不需歸檔文件放入資料庫(kù)中。

對(duì)批量文件進(jìn)行智能化自動(dòng)歸檔。設(shè)定好檔號(hào)規(guī)則后，即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)編歸檔號(hào)的一鍵自動(dòng)歸檔，歸檔更高效。

除了以上提到的方式，大家還有哪些讓文檔采集錄入更快的方式或小技巧？歡迎和我們分享交流。

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會(huì)博通始于1988年，在檔案管理行業(yè)專(zhuān)注超30年，技術(shù)積累深厚，系統(tǒng)功能豐富，服務(wù)體系完善。至今，會(huì)博通服務(wù)客戶(hù)覆蓋黨政機(jī)關(guān)、制造、能源、工程、交通、醫(yī)藥、金融、教育、信息咨詢(xún)等多個(gè)行業(yè)，應(yīng)用用戶(hù)數(shù)萬(wàn)。

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